Ochrona danych osobowych

I. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest spółka Gaelta s. r. o., z siedzibą Novomestská ulica 9514/9, 917 01 Trnava, Słowacja, numer firmy: 55 966 357, NIP: 2122141912, NIP UE: SK2122141912, wpisana do Rejestru Handlowego Sądu Rejonowego w Trnawie, dział Sro, wpis nr 55755/T, prowadząca markę LuxMotion – Zážitková požičovňa áut (dalej „Administrator”).

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: [email protected], tel.: +421 911 463 138.

II. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

A. Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO)

Przetwarzamy dane osobowe niezbędne do:

• zawarcia umowy najmu pojazdu silnikowego (Mercedes-Benz GLC, Ford Mustang Mach 1, Chevrolet Camaro SS);
• realizacji zamówienia jazdy pokazowej;
• świadczenia usługi kierowcy i transferów;
• świadczenia usług produkcji wideo (GoPro, dron, postprodukcja);
• obsługi zamówienia i płatności online;
• wystawienia faktury i dokumentów księgowych, w tym fakturowania firmowego;
• utworzenia i prowadzenia konta klienta, w tym danych logowania;
• komunikacji w sprawie zamówienia i świadczenia usługi.

Kategorie danych (osoba fizyczna): imię, nazwisko, data urodzenia, słowacki numer urodzenia, adres zamieszkania, e-mail, numer telefonu, numer dowodu osobistego/paszportu, numer prawa jazdy, kopie/skany dowodu osobistego (przód i tył) oraz prawa jazdy (przód i tył) przesłane przy rezerwacji najmu krótkoterminowego, podpis (cyfrowy lub własnoręczny), dane logowania do konta klienta. Dane płatnicze (numer karty) przetwarza wyłącznie Stripe, Inc. jako pośrednik płatności – Administrator nie ma dostępu do numeru karty.

Kategorie danych (zamówienie firmowe): nazwa firmy, numer firmy, NIP, NIP UE, adres rozliczeniowy, imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby działającej.

Przetwarzanie numeru urodzenia: Słowacki numer urodzenia przetwarzamy w celu jednoznacznej identyfikacji najemcy w Umowie najmu pojazdu silnikowego zgodnie ze słowacką ustawą nr 301/1995 Z. z. o numerze urodzenia i § 78 ust. 5 ustawy nr 18/2018 Z. z. Numer urodzenia nie jest udostępniany osobom trzecim poza przypadkami określonymi w prawie (organy władzy publicznej).

Przetwarzanie kopii dokumentów: Skany/zdjęcia dokumentów są przesyłane szyfrowanym połączeniem HTTPS i przechowywane w zabezpieczonym niepublicznym katalogu z ograniczonym dostępem. Dostęp do tych plików ma tylko personel uprawniony do obsługi zamówień. Skany dokumentów przechowujemy przez czas trwania stosunku umownego i maksymalnie 5 lat po jego zakończeniu (na potrzeby ewentualnych reklamacji, szkód i roszczeń prawnych), następnie są automatycznie usuwane.

Okres przechowywania (pozostałe dane umowne): przez czas trwania stosunku umownego i 5 lat po jego zakończeniu albo przez okres wynikający z przepisów szczególnych (przepisy rachunkowe i podatkowe – 10 lat). Konto klienta jest przechowywane, dopóki klient go nie usunie.

B. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO)

Przetwarzamy dane na podstawie obowiązków wynikających ze:

• słowackiej ustawy nr 431/2002 Z. z. o rachunkowości;
• ustawy nr 222/2004 Z. z. o VAT;
• ustawy nr 563/2009 Z. z. (ordynacja podatkowa);
• ustawy nr 395/2002 Z. z. o archiwach i registraturach;
• ustawy nr 8/2009 Z. z. o ruchu drogowym (obowiązki przy wypadkach drogowych).

Okres przechowywania: zgodnie z właściwym przepisem (zwykle 10 lat).

C. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO)

Na podstawie prawnie uzasadnionego interesu przetwarzamy dane w celu:

• ochrony mienia Administratora – śledzenie telemetryczne GPS wynajętych pojazdów w okresie najmu;
• dokumentacji fotograficznej i wideo 360° stanu pojazdu przy odbiorze i zwrocie (protokół zdawczo-odbiorczy);
• nagrania GoPro z kabiny podczas jazdy (przy włączonej usłudze produkcji wideo) – Najemca wyraża zgodę wpisem do umowy; za uzyskanie zgody współpasażerów odpowiada Najemca;
• zapobiegania oszustwom, nadużyciom usług i nieuprawnionemu używaniu pojazdów;
• dochodzenia należności wynikających z umowy;
• poprawy jakości usług i analizy ruchu na stronie;
• marketingu bezpośredniego wobec obecnych klientów (soft opt-in zgodnie z § 116 słowackiej ustawy nr 452/2021 Z. z. o łączności elektronicznej).

Śledzenie GPS: Pojazdy są wyposażone w urządzenie GPS. Położenie jest śledzone wyłącznie w okresie najmu. Dane o położeniu przechowuje się maksymalnie 30 dni po zakończeniu najmu, a następnie są automatycznie usuwane, chyba że są potrzebne do rozstrzygnięcia sporu lub szkody.

Dokumentacja fotograficzna pojazdu: Zdjęcia i nagrania wideo stanu pojazdu przy odbiorze i zwrocie służą wyłącznie jako materiał dowodowy w razie sporu o uszkodzenie i są przechowywane najdłużej 12 miesięcy po zwrocie pojazdu, chyba że trwa rozpatrywanie szkody lub innego sporu.

Prawo sprzeciwu: Wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (w tym marketingu bezpośredniego) masz prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw zgodnie z art. 21 RODO. W przypadku marketingu bezpośredniego po sprzeciwie natychmiast kończymy przetwarzanie.

D. Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO)

Na podstawie dobrowolnej, świadomej i jednoznacznej zgody przetwarzamy dane w celu:

• wysyłania e-maili marketingowych i newslettera (za pośrednictwem Ecomail);
• wyświetlania spersonalizowanych reklam za pomocą narzędzi remarketingowych (Meta Pixel + Conversions API / PixelYourSite, Google Ads, Seznam Sklik);
• zapisywania analitycznych i marketingowych plików cookies.

Granica wieku: Usługi marketingowe są przeznaczone wyłącznie dla osób powyżej 16 lat zgodnie z art. 8 RODO.

Zgodę można w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem: wypisując się z newslettera (link w każdym e-mailu), zmieniając ustawienia cookies na stronie lub wysyłając wniosek na [email protected].

III. Odbiorcy i podmioty przetwarzające dane osobowe

Twoje dane osobowe mogą być udostępniane następującym osobom trzecim (podmiotom przetwarzającym), z którymi Administrator zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO):

Przekazywanie do państw trzecich: Przy przekazywaniu do USA Administrator opiera się na standardowych klauzulach umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską i/lub certyfikacji w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF).

Współadministratorzy (art. 26 RODO): Przy korzystaniu z Meta Pixel Administrator i Meta Platforms, Inc. mogą występować jako współadministratorzy (wyrok C-40/17 Fashion ID). Podział odpowiedzialności: Meta Controller Addendum.

Dane mogą być także przekazywane organom władzy publicznej (policja, sądy, urząd skarbowy, SOI) w ramach wypełniania obowiązków prawnych.

IV. Prawa osoby, której dane dotyczą

• Prawo dostępu (art. 15 RODO) – potwierdzenie przetwarzania, kopia danych i informacje o przetwarzaniu.
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) – poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) – usunięcie, jeśli cel ustał, wycofałeś zgodę lub dane były przetwarzane niezgodnie z prawem (nie jest bezwzględne przy obowiązkach prawnych).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – np. przy kwestionowaniu prawidłowości danych.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – w szczególności wobec marketingu bezpośredniego, w każdej chwili i bezwarunkowo.
• Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (art. 22 RODO) – Administrator nie prowadzi profilowania wywołującego skutki prawne.
• Prawo do wycofania zgody – w każdej chwili bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.
• Prawo do wniesienia skargi – do słowackiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Úrad na ochranu osobných údajov SR), Hraničná 12, 820 07 Bratislava, www.dataprotection.gov.sk.

Wnioski wysyłaj na: [email protected]. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 30 dni; w uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne 60 dni.

V. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:

• szyfrowanie danych podczas przesyłania (TLS/SSL);
• ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób uprawnionych;
• regularne tworzenie kopii zapasowych;
• fizyczne zabezpieczenie pomieszczeń;
• silne hasła i uwierzytelnianie dwuskładnikowe;
• szkolenie pracowników z ochrony danych osobowych;
• regularny przegląd środków bezpieczeństwa.

VI. Pliki cookies i dane zbierane automatycznie

Szczegółowe informacje o używaniu plików cookies znajdziesz w Polityce plików cookies.

VII. Postanowienia końcowe

Niniejsze zasady wchodzą w życie z dniem 1 maja 2026. Administrator zastrzega sobie prawo do ich aktualizacji w dowolnym momencie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na www.luxmotion.sk/gdpr.